Dieser Beitrag enthält persönliche Empfehlungen und damit Werbung.

Manche Brautpaare möchten ihre Hochzeitsvorbereitungen ja unbedingt geheim halten, damit die Gestaltung der Hochzeit für alle Gäste eine Überraschung bleibt. Und das kann ich verstehen. Aber wir gehören nicht dazu. Natürlich legen wir nicht alles offen, aber irgendwie finden wir auch die Idee schön, die Planung und dadurch auch die Vorfreude mit Familie und Freunden zu teilen. Ich selbst durfte bisher für zwei Hochzeiten von engen Freundinnen bei der Planung und Umsetzung mithelfen und es hat mir wahnsinnig viel Freude bereitet. Vieles hat mir dabei gut gefallen und einiges würde ich anders machen. Um all das soll es im heutigen Beitrag gehen.

• Vertrauenspersonen mit Kernpunkten der Vorbereitungen betreuen

Besonders einfach ist die Delegation von Aufgaben natürlich, wenn ihr eine Person kennt, die ein besonderes Talent hat und darüber hinaus auch noch Lust, euch zu helfen. Im besten Fall hat sie auch noch den gleichen Geschmack wie ihr. Unsere Brautjungfer ist so ein Glücksgriff: Sie kümmert sich jetzt schon leidenschaftlich um das Nachmittagstee-Buffet, wird, wie sie es auch sonst hobbymäßig macht, unsere Torte verzieren und hat darüber hinaus auch noch wahnsinnig kreative Ideen. Wir sprechen zwar alles mit ihr ab, könnten uns aber auch einfach entspannt zurücklehnen. Gleiches gilt für meinen Papa, der ein geborener Zeremonienmeister ist. Es gibt niemanden, der es besser machen könnte und da wir ihn schon mehrfach in dieser Rolle erlebt haben und wissen, dass ihm das große Freude bereitet, könnten wir auch dahingehend die Zügel aus der Hand geben.

• Helfern*innen kleinere Aufgaben zu teilen

Es gibt darüber hinaus auch dankbare Aufgaben, die kein besonderes Talent voraussetzen und dadurch an jede*n freiwillig Helfende*n delegiert werden können. Dazu gehören vor allem solche Aufgaben, die „nebenbei“ erledigt werden können: Weinkorken sammeln für ein DiY etwa oder nach Messingkerzenständern Ausschau halten. Solche Aufgaben eignen sich im Übrigen auch super dazu, solche Verwandten abzuspeisen, die unbedingt helfen wollen und sich ansonsten einfach selbst Aufgaben geben würden – wir kennen solche Exemplare natürlich nur vom Hörensagen!

Was Familie und Freund*innen erfahrungsgemäß und verständlicherweise sehr gerne übernehmen, sind außerdem alle Aufgaben, bei denen man etwas bewerten darf. Wir haben beispielsweise bei unserer Familie ein Stimmungsbild zu einem BBQ-Buffet-Vorschlag eingeholt. Man kann auch Freund*innen zur Wein- oder Cocktailprobe einladen, zum Macarons-Testen schicken oder Rezepte ausprobieren lassen. So bleibt die letzte Entscheidung bei euch, ihr habt euch entlastet und wisst nun auch, was gut bei euren Gästen ankommen wird. 

• Konkrete Anweisungen für Struktur und Entlastung

Egal, um welche Aufgaben es sich handelt: Tut euch und euren Helferlein den Gefallen und gebt konkrete Anweisungen. Im Zweifel haben diese Leute auch noch andere Verpflichtungen und freuen sich über eine Frist, Beispielbilder und Hinweise zu Aufwand und Kostendeckung. Gerade der letzte Punkt wird gerne mal außen vor gelassen uns führt dann zu Missverständnissen. Wenn die Freiwilligen nach der entsprechenden Aufklärung zusagen, könnt auch ihr ruhiger schlafen. Bemüht euch auch darum, die Aufgaben so zu verteilen, dass die Helfenden auch Freude daran haben. Sie sind immer noch eure Familienmitglieder und Freund*innen und keine Dienstleister. Und das kommt auch euch wieder zugute: Mit je mehr Freude die Arbeit vorgenommen wird, umso mehr Liebe steckt im Ergebnis.

• Gemeinsame Aufgaben 

Natürlich kann man manche Aufgaben auch gemeinsam mit Helfer*innen erledigen. Gerade Bastelarbeiten machen wir selbst viel zu gerne, um sie vollständig abzugeben. Um den Spaß zu teilen und den einzelnen Aufwand zu reduzieren, laden wir unsere Freund*innen also zu Basteltagen zu uns ein, servieren Snacks und Getränke bei Musik und guten Gesprächen. Solche Bastelparties boykottieren zwar die Geheimhaltung, schaffen aber etwas viel Wertvolleres: Gute Stimmung auf der Hochzeit! Die verschiedenen Leute lernen sich in angenehmem Rahmen kennen und schaffen gleich gemeinsame Erinnerungen. Am Tag der Hochzeit schauen sie dann in bekannte Gesichter und haben gleich ein Gesprächsthema mehr - mal ganz davon abgesehen, dass man zu zehnt deutlich schneller vorankommt als zu zweit und außerdem auch das Risiko minimiert, seine Bastelarbeiten nach der zwanzigsten Ausführung nicht mehr sehen zu können.

• Aufgaben im Vorfeld sinnvoll und umfassend verteilen

Nun ist die Vorbereitungszeit das Eine. Die Aufgaben, die man nicht abgeben möchte, erledigt man eben selbst. Am Hochzeitstag selbst ist das nicht mehr möglich. Ein Grauen für Perfektionist*innen? Ich finde, im Gegenteil. Es ist doch völlig unrealistisch, die Zügel am Hochzeitstag selbst in den Händen zu halten. Perfektionist*innen sollten also eher den Anspruch haben, die Aufgaben vorher sinnvoll und umfassend zu verteilen. Wer keine*n Zeremonienmeister*in bucht, muss eben auf verantwortungsvolle und charismatische Gäste zurückgreifen. Und auch hier gilt wieder: Klare Anweisungen helfen!

• Digitales Briefing und Kontaktdaten der Helfer*innen zu Verfügung stellen

Jede Person aus unserem Organisationsteam erhält im Vorhinein ein digitales Dokument (da so auf dem Smartphone schnell einsehbar) mit den sie betreffenden Informationen sowie eine Übersicht aller Helfenden und Dienstleister inklusive Foto und Telefonnummer. So können sich alle untereinander absprechen. Wir haben außerdem zu jedem Aufgabenbereich eine hauptverantwortliche Person und ein bis zwei ihr zugeordnete Helfende. Damit verteilen wir die Verantwortung auf mehrere Schultern und stellen sicher, dass jede*r Verantwortliche auch einfach Gast sein darf. 

Eine letzte unserer Hypothesen ist: Je mehr die Leute in die Hochzeitsplanung eingebunden wurden, umso besser können sie am Tag X autonom einschätzen, was in unserem Sinne wäre. Das bedeutet weniger Stress für sie und für uns. 

•  Danke an die Helfer*innen!

Dass die Gäste euch helfen, ist natürlich keine Selbstverständlichkeit, umso mehr aber, dass ihr euch bedankt. Die eine Freundin, der ich geholfen hatte, hat als Dankeschön unser Hotelzimmer bezahlt. Auf der anderen Hochzeit haben das Brautpaar und der Brautvater jeweils eine kurze, aber sehr herzliche und persönliche Dankesansprache gehalten, die mich sehr berührt hat. Aus Sicht des helfenden Gastes kann ich also sagen: Auf die Art der Wertschätzung kommt es nicht an – in beiden Fällen hat die Aufmerksamkeit alle Mühen wett gemacht. Ich würde immer und immer wieder helfen, zwei mir nahestehenden Menschen einen Tag zum Schönsten ihres Lebens zu machen und ich bin überzeugt, dass es den Leuten, die euch nahestehen, nicht anders geht. Also: Traut euch!

Welche Aufgaben der Hochzeitsvorbereitungen verteilt Ihr und an wen? Wir wollen es wissen! Hinterlasst einen Kommentar oder schreibt/verlinkt uns auf Instagram mit @_philosophylove_ & @adamundeleonora